smart.office mini
smart.office mini には、以下の機能が搭載されています
スケジュール管理機能
smart.office のスケジュール管理は、一般的なグループウェアのスケジュール管理が持つ機能を踏襲しながら、スケジュールの入力時や更新時にファイルの添付が可能です
例えば、会議の予定を入力する場合、開催日時とタイトル以外に、会議施設や出席者もあわせて入力します。もちろん、出席者をあわせて入力することで、出席者のスケジュールにも会議予定が入力されますが、ここで、会議で配付を予定している資料をスケジュールに添付することができます
添付された資料は、会議の予定が入力された出席者全員がダウンロード可能になるため、一度の入力で、時間の計画、施設、設備の予約、出席者への通知、資料の事前配布の全てが完了します
非公開スケジュールの入力が可能です。非公開を選択した場合、時間枠だけが表示され、他のスケジュールを誤って登録することは防げます。非公開スケジュールに他の人を同時入力した場合、同時入力された人は内容を確認することができます
設備管理機能
会議室やミーティングルーム、プロジェクタや社用車、など、共有して使用する設備類を予約するための機能です
スケジュール管理機能と連動しており、スケジュール管理で予約を入力すると、設備予約に遷移します。設備予約画面では、スケジュール管理入力された日をハイライト表示し、設備予約を行いやすいようにしています
ドキュメント管理機能
管理者のみがアップロードできる原紙管理機能と、スケジュール管理機能で記したファイル共有機能を持ちます
原紙管理機能では、社内で共通して使用する、議事録テンプレート、提案書テンプレート、などを管理者の方が書庫へアップロードし、それを利用者がダウンロードして使用できるようにします
スケジュール管理機能で持つファイル共有機能は、スケジュール管理機能のご説明で記した通りです
アドレス帳
smart.office 利用者のメールアドレス、内線電話番号、外線電話番号、携帯電話番号を所属ごとに一覧表示する機能です。メールアドレスにはリンクを張っているため、ブラウザに適切な設定を行っていると、ワンクリックでメールを作成することができます
お知らせ機能
お知らせ機能は、ログイン利用者のスケジュールや、管理者からのお知らせメッセージを表示します
また、smart.office のレベルが light や full の場合は、申請したワークフローや承認を行わなければならないワークフローの一覧が表示され、様々なうっかりミスを排除できるように工夫されています
お知らせ画面は、一定時間ごとに自動更新されます
smart.office light
smart.office light には、smart.office mini にプラスして、以下の機能が搭載されています
プロジェクト型ワークフロー
部門や職制など、組織に全くとらわれないワークフローをプロジェクト型ワークフローといいます
組織に全くとらわれない特長を生かし、様々な業務をプロジェクト型ワークフローを用いて電子化できます
例えば、お客様相談のように、社内の誰が受けてもお客様相談担当者が目を通さなければならないといったように、部門や役職にとらわれないワークフローをプロジェクト型ワークフローでカバーします
プロジェクト型ワークフローは、お客様の手によってどのような業務が実装されるか、私どもには予測不可能です。従って、申請フォームは Excel や Word など、これまで使い慣れたオフィスツールを用いることができます。現在お持ちの資産をそのまま流用していただけるため、smart.offce 導入当初からその便利さを実感していただけます
smart.office full
smart.office full には、smart.office light にプラスして、以下の機能が搭載されています
勤怠管理
パートタイムやアルバイトにも対応した勤怠管理システムです
カレンダ方式の入力画面
勤怠の時間入力は、月次締め日単位のカレンダ画面より入力します。入力画面には現在月の勤務日数や残業時間などの集計が随時表示されます
各種申請
年次有給休暇申請や休日出勤申請など、定型的な申請を標準で備えています
年次有給休暇申請や休日出勤申請などで入力された内容は、自動的にグループウェアのスケジュール機能に予定として反映されますので、勤怠管理とグループウェアの重複入力の手間が軽減されます
実装している各種申請は、以下の通りです
- 勤怠日次申請
- 勤怠月次申請
- 年休申請
- 休出申請
- 代休申請
- 特休申請
- 稟議申請
- 経費仮払申請
- 経費精算申請
- 交通費仮払申請
- 交通費精算申請
組織型ワークフロー
勤怠管理・各種申請は、組織型ワークフローにより承認されます。組織型ワークフローとは、企業に存在する職制を下位の職制から順に遡るワークフローで、組織図イメージを smart.office に入力すると smart.office が自動的にワークフローを生成します
Information
- 2012.1.11
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smart.office のお申込み受付を再開いたしました。また、東日本大震災復興支援としまして、復興に尽力される企業様に smart.office full を無償でご提供いたします。詳しくは、ページトップのバナーをクリックして下さい
- 2011.12.13
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smart.office のリーフレットを価格改訂後の内容に変更いたしました。なお、お申込みは、2012年1月からです
- 2011.12.6
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smart.office の価格改定に伴い、新規でのお申込みを 12 月 7 日より一旦停止いたします
- 2011.12.2
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重要なお知らせです
smart.office にグループウェア機能とプロジェクト型ワークフロー機能を追加致しましたところ、お客様より、これらを単機能で利用したいというご要望を頂くようになりました
ついては、現行 smart.office というサービス名でご提供致しておりますが、これを、smart.office mini、smart.office light、smart.office full という 3 つのサービス体系に変更致します
2012 年 1 月より、新サービス体系に移行致します。これに伴い、現在の価格体系を変更致します - 2011.11.9
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トップページに smart.office の要約を記しました
- 2011.10.28
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株式会社デジタルソリューションズは、今までにも増して、smart.office に注力すべく、smart.office 専用サイトをオープン致しました。何卒、よろしくお願い申し上げます